Wie lange müssen Arbeitgeber Lohnbuchhaltung führen?

Nach US-Bundesgesetz muss der Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung seiner Mitarbeiter oder ehemaligen Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit führen. Die Dauer hängt jedoch davon ab, auf welches Statut Sie sich beziehen. Dadurch können Sie feststellen, wie lange die Mitarbeiterdatensätze verwirrend bleiben. Unter Berücksichtigung der erforderlichen Fristen für jedes Statut sowie der Lohnbuchhaltungssätze, die das Gesetz für Sie behalten soll, und warum, können Sie leichter ein System entwickeln, das Lohnbuchhaltungsdaten speichert, solange das Gesetz es erfordert.

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Identifikation

Lohnbuchhaltungssätze sind im Allgemeinen alle Aufzeichnungen, die sich auf die Arbeitszeit eines Mitarbeiters und den ihm gezahlten Lohn beziehen, so das US Department der Arbeit. Nach dem Fair Labor Standards Act enthalten Gehaltsabrechnungen Informationen über die Stunde und den Tag, an dem jede Arbeitswoche beginnt; die Anzahl der geleisteten Stunden an jedem Arbeitstag und in jeder Arbeitswoche; der Gesamtbetrag, den der Arbeitnehmer ohne Überstunden verdient hat; der regelmäßige Stundenlohn für jede Woche, in der der Arbeitnehmer Überstunden geleistet hat; Überstundenvergütung für jede Arbeitswoche; die Beträge der Zulagen oder Abzüge vom Lohn des Arbeitnehmers pro Woche; der für jede Zahlungsperiode gezahlte Gesamtbetrag; und die Daten, die von jedem Lohnzeitraum abgedeckt werden, nach dem US Department of Labor. Diese Informationen sollten mit den persönlichen Informationen des Mitarbeiters versehen werden, einschließlich Name, Adresse, Beruf und Geschlecht. Wenn der Arbeitnehmer weniger als 19 Jahre alt ist, geben Sie auch sein Geburtsdatum an.

Anwendbare Gesetze

Laut dem US-amerikanischen Arbeitsministerium und der US Equal Employment Opportunity Commission verlangen seit 2010 nur zwei Bundesgesetze, dass Arbeitgeber ihre Gehaltsabrechnungen für längere Zeit aufbewahren EEOC. Diese beiden Gesetze sind das Fair Labor Standards Act und das Anti-Diskriminierung-Gesetz. Für die FLSA und die ADEA müssen laut dem US Department of Labour und der EEOC die meisten Gehaltsabrechnungen für drei Jahre aufbewahrt werden. Obwohl die FLSA den Arbeitgebern erlaubt, nach zwei Jahren einige zusätzliche Gehaltsabrechnungen einschließlich Lohnlisten zu verwerfen, verlangt die ADEA, dass Arbeitgeber diese Aufzeichnungen für drei Jahre aufbewahren.

Format

Die ADEA verlangt von den Arbeitgebern nicht, Gehaltsabrechnungen in einem bestimmten Format zu führen, solange die Aufzeichnungen verfügbar sind, wenn die EEOC sie gemäß der EEOC anfordert. Die FLSA verlangt nicht, dass Zeituhren verwendet werden, um die Arbeitsstunden der Angestellten zu verfolgen, laut der US-Arbeitsbehörde. Die FLSA verlangt auch nicht, dass Aufzeichnungen in einem bestimmten Format aufbewahrt werden. Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums sollte jedoch kein Mikrofilm oder Lochstreifen verwendet werden, es sei denn, der Arbeitgeber hat auch die Ausrüstung, um diese Formate leicht lesbar zu machen.

Funktion

Der Zweck der Lohnbuchhaltung nach dem Fair Labor Standards Act besteht darin, das Recht des Arbeitnehmers auf gerechte Entlohnung zu schützen, laut dem US-Arbeitsministerium, einschließlich des Rechts der gedeckten, nicht-entlassenen Arbeitnehmer auf den Mindestlohn und Überstunden bezahlen. Die Aufzeichnungen können auch verwendet werden, um sicherzustellen, dass ein Arbeitgeber keine Kinder beschäftigt, die zu jung sind, um legal zu arbeiten, und keine Kinder beschäftigen, die legal für eine illegale Anzahl von Stunden arbeiten können. Die Führung von Aufzeichnungen im Rahmen des Altersdiskriminierungsgesetzes soll sicherstellen, dass ein Arbeitnehmer, der aufgrund seines Alters entdeckt wurde, in der Lage ist, die Informationen zu finden, die zum Nachweis oder zur Widerlegung seines Anspruchs notwendig sind, so die EEOC.

Überlegungen

Im Rahmen der FLSA und der ADEA werden Gehaltsabrechnungen in der Regel drei Jahre nach dem Datum der Kündigung eines Mitarbeiters geführt, so die EEOC. Die ADEA, FLSA und andere Statuten können erfordern, dass ein Arbeitgeber verschiedene Teile der Akte eines Mitarbeiters für unterschiedliche Zeitspannen aufbewahrt. Während zum Beispiel die ADEA verlangt, dass Gehaltsabrechnungen für drei Jahre aufbewahrt werden, müssen nach Angaben der EEOC grundlegende Informationen über den Arbeitnehmer nur für ein Jahr aufbewahrt werden. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Aufbewahrungsvorschriften für Aufzeichnungen erfüllt, wenden Sie sich an einen qualifizierten Anwalt für Arbeitsrecht.